Boekhoudprogramma voor een kmo met personeel

Laatst bijgewerkt: 1 september 2026

Belgische kmo's zouden gemiddeld 38 uur per maand aan administratie besteden.¹ Zodra je personeel hebt, komt daar loon, tijdsregistratie en een tweede tegenpartij bij: het sociaal secretariaat. Een boekhoudprogramma kmo met personeel moet dus niet alleen facturen en btw aankunnen, maar ook netjes samenwerken met je boekhouder en met de loonverwerking ernaast. Hieronder staan vijf pakketten die daarvoor in België in aanmerking komen, met prijzen en functies die wij bij de leverancier hebben nagekeken en gedateerd.

01Het korte antwoord

Heb je twee tot vijf werknemers en een extern boekhoudkantoor, dan is Exact Online het meest voor de hand liggende boekhoudprogramma kmo met personeel: vanaf 49 euro per maand excl. btw, Peppol in alle programma's, btw- en IC-aangifte plus CODA-import (gecontroleerd 18 augustus 2026). Wil je vooral goedkoop meelezen en scannen terwijl je kantoor het werk doet, dan is Yuki interessant vanaf 23,50 euro per maand excl. btw, met een gratis Minimal-plan (gecontroleerd 1 september 2026). Werk je met een Belgisch kantoor dat Octopus gebruikt, dan kost het Octopus-klantenportaal 10 euro per maand en het boekhoudprogramma 21 euro per maand excl. btw, jaarlijks gefactureerd (gecontroleerd 20 augustus 2026). Wil je boekhouding, voorraad, uren en loon in één systeem, dan is Odoo het enige pakket in deze vergelijking met een eigen Payroll-module, aan 19,90 euro per gebruiker per maand bij jaarbetaling (24,90 per maand) (gecontroleerd 18 augustus 2026). Zit je in een structuur met een btw-eenheid of werk je met een Waals fiduciair kantoor, dan is Horus Software een serieuze optie vanaf 88 euro per maand voor ondernemingen (gecontroleerd 24 augustus 2026).

02Kernpunten

• Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie tussen Belgische btw-plichtigen verplicht. Alle vijf de pakketten hier verwerken Peppol in twee richtingen, maar niet allemaal in elk plan.
• Loonadministratie zit niet standaard in een boekhoudprogramma. Alleen Odoo heeft volgens het eigen moduleoverzicht een eigen Payroll-module; bij Exact Online, Yuki, Octopus en Horus loopt loon via een sociaal secretariaat of een koppeling, en die koppelingen hebben wij niet nagekeken.
• Prijzen lopen van gratis (Yuki Minimal) tot 88 euro per maand excl. btw (Horus voor ondernemingen). Reken bij Odoo per gebruiker, wat bij personeel snel oploopt.
• Een gratis proefperiode is niet overal beschikbaar: Exact Online 30 dagen, Odoo 15 dagen, Yuki geen proef maar wel een demo, Octopus en Horus niet bekend.
• Kies het pakket samen met je boekhouder. Wie de aangiftes doet, bepaalt in de praktijk welk platform werkt.

03Wat is een boekhoudprogramma en wat heeft een kmo met personeel echt nodig?

Een boekhoudprogramma is software die je verkoop- en aankoopfacturen, bankverrichtingen en btw registreert in een dubbele boekhouding, zodat er een balans en resultatenrekening uit komt. Voor een Belgische vennootschap met personeel is dat geen luxe maar een wettelijke basis: een bv of nv moet een dubbele boekhouding voeren en een jaarrekening neerleggen.²³

Wat er concreet moet werken voor een kmo met loonlijst:

1. Dubbele boekhouding met balans, niet alleen een facturatietool.
2. Btw-aangifte en Intervat, plus de IC-aangifte als je binnen de EU verkoopt.
3. CODA-import van je bankbestanden, zodat afpunten geen handwerk blijft.
4. Peppol in twee richtingen, verplicht tussen btw-plichtigen sinds 1 januari 2026. Meer uitleg staat in onze gids over Peppol en e-facturatie.
5. Samenwerking met het kantoor: één dossier waar je boekhouder in kan, in plaats van mappen die heen en weer gaan.⁴⁵
6. Een duidelijke grens met loon: het sociaal secretariaat berekent de lonen, het boekhoudprogramma boekt ze.

Wij testen deze pakketten niet zelf. Wij controleren de prijzen en functies bij de leverancier of in een openbare bron en zetten er een datum bij. Wat wij niet nakeken, schrijven wij op als gat. Hoe dat werkt, staat in zo werken wij.

)

Wij testen niet, wij controleren en dateren. Elk cijfer in dit artikel heeft een controledatum, en elk gat staat er letterlijk in.

04Exact Online: de standaard voor samenwerken met je kantoor

Exact Online is een volwaardige cloudboekhouding van Exact (Nederland), met een vestiging in Wemmel. Samenwerken met een boekhoudkantoor is het uitgangspunt van het product, niet een extra.

• Prijs: vanaf 49 euro per maand excl. btw. Geen gratis plan. Proefperiode 30 dagen. Gecontroleerd 18 augustus 2026.
• Peppol: inbegrepen in alle programma's.
• Btw en CODA: btw-aangifte en IC-aangifte aanwezig, plus CODA-import.
• Loon: geen eigen loonmodule in de door ons gecontroleerde feiten. Loon loopt via een sociaal secretariaat of een koppeling; die koppelingen hebben wij niet nagekeken.

Voor wie wel: kmo's met personeel die zelf willen factureren en aankopen inboeken, terwijl het kantoor controleert en afsluit. In vergelijkende overzichten van Belgische pakketten wordt Exact Online vaak bij de kmo-opties genoemd.⁶

Voor wie niet: een startende eenmanszaak zonder personeel die alleen facturen wil maken. Dan betaal je voor functies die je niet gebruikt.

Meer detail staat in onze review van Exact Online.

05Yuki: goedkoop meelezen terwijl je accountant het werk doet

Yuki is een platform dat ondernemer en accountant in hetzelfde dossier zet, van The Yuki Company, onderdeel van Visma. Je levert documenten aan, het kantoor verwerkt en controleert.

• Prijs (België, excl. btw): Minimal gratis, Small 23,50 euro, Medium 47 euro, Large 82 euro, Unlimited 180 euro per maand, bij respectievelijk 50, 100, 200 en onbeperkt verwerkte facturen per maand. Extra gebruiker 7,75 euro per maand vanaf Medium. Gecontroleerd 1 september 2026.
• Proef: geen proefperiode, alleen een demo.
• Peppol: ontvangen in alle plannen, verzenden vanaf Small zonder extra kosten.
• Btw: btw-aangifte inbegrepen.
• Loon: geen eigen loonmodule in onze gecontroleerde feiten. In Nederland is Yuki sinds 1 september 2026 gebundeld met WeFact, Nmbrs en Visionplanner onder de naam Nmbrs. De Belgische site yukisoftware.com/be-nl heet nog Yuki, en wat de bundeling voor Belgische klanten betekent is niet bekend.

Voor wie wel: kmo's die het volume aan facturen kennen en de boekhouding grotendeels uitbesteden. Het aantal verwerkte facturen bepaalt je plan, dus tel eerst.

Voor wie niet: wie zelf de volledige boekhouding wil voeren zonder kantoor erbij.

Op Capterra België staat voor Yuki één enkele beoordeling van 5 juli 2022 (3,0 uit 5). Dat is te weinig voor een oordeel. Details in de review van Yuki.

06Octopus: het Belgische portaal van veel boekhoudkantoren

Octopus is een volwaardige boekhouding met een ondernemersportaal, van Octopus NV in Gentbrugge. Onafhankelijk Belgisch, en gratis voor boekhouders, wat verklaart waarom je het vooral tegenkomt via je kantoor.

• Prijs: 10 euro per maand voor het klantenportaal, 21 euro per maand voor het boekhoudprogramma, excl. btw, jaarlijks gefactureerd. Gratis voor boekhouders. Gecontroleerd 20 augustus 2026.
• Proefperiode: niet bekend.
• Peppol: Certified Peppol Access Point, beide richtingen.
• Btw en CODA: CODA-verwerking aanwezig. Of Intervat rechtstreeks vanuit het programma werkt, staat niet op de site.
• Loon: geen eigen loonmodule in onze gecontroleerde feiten; loon loopt via het sociaal secretariaat of een koppeling, niet nagekeken.

Voor wie wel: kmo's wier boekhouder al met Octopus werkt. Dan is het portaal aan 10 euro per maand de goedkoopste manier om mee te kijken en documenten te bezorgen.

Voor wie niet: kmo's die voorraad, projecten en uren in hetzelfde systeem willen. Zie de review van Octopus.

07Odoo: het enige pakket hier met een eigen loonmodule

Odoo is een ERP van Odoo SA in Grand-Rosière, waarin boekhouding één module is naast vele andere. Voor een kmo met personeel is dat relevant, want Timesheets, Inventory en Payroll bestaan als eigen module.

• Prijs: 19,90 euro per gebruiker per maand bij jaarbetaling (24,90 per maand). One App Free: één module gratis. Proef 15 dagen. Gecontroleerd 18 augustus 2026.
• Peppol: e-invoicing per land, België inbegrepen.
• Btw en CODA: belastingrapportering aanwezig. Intervat en CODA staan niet bevestigd op de eigen site.
• Loon: Payroll is een eigen module volgens het moduleoverzicht. Of die de Belgische loonberekening en de aangiftes bij de RSZ volledig dekt, hebben wij niet nagekeken. In de praktijk werkt bijna elke Belgische kmo met een sociaal secretariaat.

Voor wie wel: groeiende kmo's met voorraad, projecturen of een webshop, die één systeem willen in plaats van vier losse tools.

Voor wie niet: een kmo met tien gebruikers die alleen boekhouding nodig heeft. Reken de prijs per gebruiker eerst uit. Details in de review van Odoo.

08Horus Software: sterk bij btw-eenheden en fiduciaire structuren

Horus Software is een volwaardige boekhouding van een familiebedrijf uit Luik, site horussoftware.be. Het pakket richt zich zowel op fiduciaires als op ondernemingen.

• Prijs: vanaf 52,50 euro per maand voor fiduciaires met 15 dossiers, en 88 euro per maand voor ondernemingen. Geen gratis plan. Proefperiode niet bekend. Gecontroleerd 24 augustus 2026.
• Peppol: digitale inbox voor Peppol in beide richtingen.
• Btw en wettelijk kader: btw-eenheid en de wettelijke verplichtingen worden ondersteund.
• Loon: geen eigen loonmodule in onze gecontroleerde feiten; loon via sociaal secretariaat of koppeling, niet nagekeken.

Voor wie wel: vennootschappen in een groep met een btw-eenheid, en kmo's met een kantoor dat al op Horus werkt.

Voor wie niet: kleine kmo's met een beperkt budget. 88 euro per maand is de hoogste instap in deze vijf. Zie de review van Horus.

09Vergelijkingstabel: boekhoudprogramma kmo met personeel

Wil je andere pakketten naast elkaar zien, gebruik dan de vergelijker of het overzicht van alle pakketten.

10Wat kost een boekhoudprogramma voor een kmo met personeel?

Reken op nul tot ongeveer 90 euro per maand excl. btw voor de software zelf, plus de kosten van je boekhouder en je sociaal secretariaat. De laagste instap in deze vijf is het gratis Minimal-plan van Yuki, de hoogste is Horus voor ondernemingen aan 88 euro per maand (beide gecontroleerd in augustus en september 2026).

Drie kostenposten die kmo's onderschatten:

• Prijs per gebruiker. Bij Odoo is de prijs 19,90 euro per gebruiker per maand bij jaarbetaling (24,90 per maand) (18 augustus 2026). Vijf medewerkers die uren of voorraad ingeven, is vijf keer die prijs.
• Volume in plaats van gebruikers. Bij Yuki bepaalt het aantal verwerkte facturen per maand je plan (50, 100, 200 of onbeperkt), met 7,75 euro per extra gebruiker vanaf Medium (1 september 2026).
• Facturatieritme. Octopus factureert jaarlijks (20 augustus 2026). Dat is geen hogere prijs, maar wel een andere cashflow.

Vergelijk niet alleen de abonnementsprijs. Uren die je bespaart op inboeken en afpunten wegen zwaarder dan 20 euro verschil per maand, zeker als administratie nu tientallen uren per maand kost.¹

11Kan je loonadministratie doen in een boekhoudprogramma voor kmo's?

Gedeeltelijk. Van de vijf pakketten hier heeft alleen Odoo een eigen loonmodule (Payroll) volgens het eigen moduleoverzicht (gecontroleerd 18 augustus 2026). Bij Exact Online, Yuki, Octopus en Horus loopt loon via een sociaal secretariaat of via een koppeling, en die koppelingen hebben wij niet nagekeken.

In België is dat ook de normale gang van zaken. Het sociaal secretariaat berekent brutolonen, RSZ, bedrijfsvoorheffing en vakantiegeld, en levert een loonjournaal. Dat journaal boek je in je boekhouding, meestal als één maandelijkse boeking per loonkost, met de betalingen die je via CODA afpunt.

Hoe zet je loon op in je boekhouding?

1. Kies je sociaal secretariaat en spreek af wie de aangiftes doet (DmfA, Dimona, individuele rekeningen).
2. Vraag het maandelijkse loonjournaal in een formaat dat je boekhouder kan importeren of inboeken.
3. Laat je boekhouder de juiste grootboekrekeningen voor bezoldigingen, RSZ-werkgever, vakantiegeld en voorzieningen vastleggen.
4. Boek de loonkost per maand en punt de bankbetalingen af via CODA.
5. Controleer per kwartaal of de loonschuld op de balans klopt met wat het sociaal secretariaat rapporteert.

Veelgemaakte fout: lonen als losse betalingen in de bank laten staan zonder tegenboeking. Dan klopt je resultaat niet, en zie je je echte personeelskost pas bij de jaarafsluiting.

Welke functies heb je nodig rond personeel?

Naast loon zelf gaat het meestal om tijdsregistratie (uren per project of klant), onkostennota's van medewerkers, en gebruikersrechten zodat niet iedereen de volledige boekhouding ziet. Odoo dekt uren met de Timesheets-module. Voor de andere vier hebben wij tijdsregistratie en onkostenmodules niet nagekeken.

Vanaf welke grootte heb je loon in je software nodig?

Vanaf ongeveer tien tot vijftien werknemers, of zodra uren doorgerekend worden naar klanten, wordt integratie tussen loon en boekhouding echt tijdwinst. Onder vijf werknemers is een sociaal secretariaat plus een maandelijkse boeking bijna altijd goedkoper en eenvoudiger dan een loonmodule opzetten.

12Heb je een boekhoudprogramma nodig als je al een boekhouder hebt?

Ja, in de praktijk wel, en steeds vaker gebruik je hetzelfde programma als je boekhouder. Het verschil is duidelijk: software registreert, een boekhouder of accountant beoordeelt en tekent. Je boekhouder doet de afsluiting, de jaarrekening, de vennootschapsbelasting en het advies; de software zorgt dat de gegevens er op tijd en juist in staan.

Sinds de e-facturatieplicht van 1 januari 2026 kan je aankoopfacturen niet meer los van een systeem verwerken: ze komen digitaal binnen en moeten ergens toekomen. Een gedeeld dossier waar je kantoor in meekijkt, is dan het praktische antwoord.⁴⁵

Beslisregel: doet je kantoor alles behalve factureren, kies dan het portaal van je kantoor (Octopus aan 10 euro per maand, of Yuki Minimal gratis). Boek je zelf aankopen en bank in, kies dan een volwaardige boekhouding met btw en CODA, zoals Exact Online.

13Cloud of desktop, en welk pakket is het makkelijkst?

Voor een kmo met personeel is cloud in 2026 de standaard. Alle vijf de pakketten hier werken in de browser, en dat is precies wat e-facturatie via Peppol, gedeelde toegang voor je boekhouder en thuiswerkende medewerkers vraagt.⁵

• Cloud: automatische updates voor btw- en Peppol-regels, meerdere gebruikers tegelijk, geen server. Nadeel: je bent afhankelijk van je internetverbinding en van de bewaartermijnen van de leverancier.
• Desktop: je houdt bestanden lokaal, maar updates, back-ups en toegang voor het kantoor blijven jouw werk. Voor een dossier met personeel en verplichte e-facturatie levert dat zelden voordeel.

Welk pakket het makkelijkst is, hangt af van wie het gebruikt. Wij hebben de gebruiksvriendelijkheid niet zelf getest, dus geen oordeel op basis van eigen gebruik. Wat je wel kan afleiden uit de gecontroleerde feiten: Yuki en Octopus vragen van jou het minst, omdat je vooral documenten aanlevert en meekijkt. Exact Online verwacht dat je zelf boekt, maar met het kantoor als vast klankbord. Odoo is het breedst en dus het meest instelwerk. Vergelijkingssites voor Belgische pakketten geven ook gebruikerservaringen, maar het aantal beoordelingen per pakket is er vaak beperkt.⁶⁷

Wat als je in Nederland zit?

Voor Nederlandse mkb'ers met personeel verandert de context: er is geen Belgische Peppol-verplichting en de aangiftes lopen via de Belastingdienst.²³ Exact Online en Yuki zijn in beide landen actief. Voor Yuki geldt dat het merk in Nederland sinds 1 september 2026 samen met WeFact, Nmbrs en Visionplanner onder de naam Nmbrs zit. Wat dat voor Belgische klanten betekent, is niet bekend.

14Is er een gratis proefperiode of demo?

Niet bij elk pakket, en de verschillen zijn groot. Gecontroleerde stand:

• Exact Online: proef 30 dagen (18 augustus 2026).
• Odoo: proef 15 dagen, plus One App Free voor één module (18 augustus 2026).
• Yuki: geen proefperiode, alleen een demo. Het Minimal-plan is gratis (1 september 2026).
• Octopus: proefperiode niet bekend (20 augustus 2026).
• Horus: proefperiode niet bekend (24 augustus 2026).

Tip voor een zinvolle test: neem één echte maand mee. Importeer je CODA-bestand, ontvang minstens één Peppol-factuur, boek één loonjournaal en laat je boekhouder inloggen. Een proef waarin je alleen twee testfacturen maakt, zegt niets over je maandroutine.

15Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een boekhoudprogramma

De grootste fout is kiezen zonder je boekhouder, en dan achteraf horen dat het kantoor niet in het dossier kan. Vier andere die vaak terugkomen:

• Denken dat loon erbij zit. Alleen Odoo heeft hier een eigen Payroll-module. Reken elders op een sociaal secretariaat.
• Enkel op de instapprijs kijken. Bij Odoo betaal je per gebruiker, bij Yuki per volume aan facturen. Bij vijf medewerkers loopt dat anders uit dan de tabelprijs suggereert.
• Peppol als afvinkje behandelen. Controleer verzenden én ontvangen, en in welk plan. Bij Yuki zit verzenden pas vanaf Small (1 september 2026).
• Een facturatietool nemen in plaats van een boekhouding. Een vennootschap met personeel heeft een balans nodig, geen factuurgenerator.⁷⁸

Twijfel je nog over de richting, gebruik dan de keuzehulp, of bekijk de selectie per rechtsvorm of per sector.

16Welke kies je in jouw situatie?

• Bv met 2 tot 5 werknemers en een extern kantoor: Exact Online, vanaf 49 euro per maand excl. btw (18 augustus 2026). Btw- en IC-aangifte, CODA-import en Peppol in alle programma's, met samenwerken met het kantoor als uitgangspunt.
• Groeiende kmo met voorraad, projecten of uren: Odoo, 19,90 euro per gebruiker per maand bij jaarbetaling (24,90 per maand) (18 augustus 2026). Timesheets, Inventory en Payroll bestaan als eigen module. Let op de prijs per gebruiker en op de gaten rond Intervat en CODA.
• Kmo die alles in één systeem wil, inclusief loon: ook Odoo, want het is hier het enige pakket met een eigen loonmodule. Vraag wel expliciet na of de Belgische loonberekening en RSZ-aangiftes gedekt zijn; wij hebben dat niet nagekeken.
• Kmo die vooral het portaal van de boekhouder gebruikt: Octopus (10 euro per maand voor het klantenportaal, 20 augustus 2026) als je kantoor daarop werkt, of Yuki (Minimal gratis, Small 23,50 euro per maand, 1 september 2026) als je kantoor Yuki gebruikt.
• Vennootschap in een groep met btw-eenheid, of Waals fiduciair kantoor: Horus Software, 88 euro per maand voor ondernemingen (24 augustus 2026), met btw-eenheid en de wettelijke verplichtingen ondersteund.

17Wat wij niet weten

Letterlijk de gaten in deze vergelijking:

• Wat de bundeling van Yuki met WeFact, Nmbrs en Visionplanner onder de naam Nmbrs (Nederland, sinds 1 september 2026) betekent voor Belgische Yuki-klanten: niet bekend.
• Proefperiode bij Octopus: niet bekend.
• Of Intervat rechtstreeks vanuit Octopus werkt: staat niet op de site.
• Intervat en CODA bij Odoo: niet bevestigd op de eigen site.
• Proefperiode bij Horus: niet bekend.
• Loonkoppelingen bij Exact Online, Yuki, Octopus en Horus: niet nagekeken.
• Gebruikersscores: Yuki heeft op Capterra België één beoordeling van 5 juli 2022 (3,0 uit 5), te weinig voor een oordeel. Voor Exact Online, Octopus, Odoo en Horus hebben wij geen gecontroleerde gebruikersscore.
• Geen van deze vijf pakketten is door ons zelf gebruikt. Alle beweringen hierboven staan op het niveau "gecontroleerd bij de leverancier of een openbare bron, met datum".

Mis je iets of vind je een prijs die niet meer klopt, laat het weten via contact.

18Conclusie

Een boekhoudprogramma kmo met personeel kies je op vier punten: btw en Intervat, CODA, Peppol in twee richtingen sinds 1 januari 2026, en de manier waarop je boekhouder in het dossier werkt. Loon is een vijfde punt, maar dan buiten de boekhouding: alleen Odoo heeft hier een eigen Payroll-module, de andere vier laten loon via een sociaal secretariaat lopen.

Concrete volgende stappen:

1. Vraag je boekhouder met welke pakketten het kantoor werkt. Dat schrapt meestal drie van de vijf.
2. Tel je facturen per maand en je aantal gebruikers, en reken de twee prijsmodellen (per gebruiker bij Odoo, per volume bij Yuki) door.
3. Start een proef waar die bestaat (Exact Online 30 dagen, Odoo 15 dagen) en test één volledige maand met echte CODA- en Peppol-documenten.
4. Leg vast wie het loonjournaal boekt en wanneer, voor je overstapt.
5. Bekijk de individuele reviews via alle boekhoudprogramma's en de gids over Peppol.